Facciamo seguito a quanto riportato nell'articolo "Fase 2: Le regole per la riapertura" concentrandoci sugli aspetti puramente pratici legati al trattamento dei dati personali relativo alle misure di contenimento del contagio da Coronavirus Sars-Cov-2.
Daremo per scontato che, a monte, i trattamenti di dati personali effettuati dallo studio siano già, di default, conformi alle buone pratiche riportate nel nostro manuale operativo La Privacy per il Tattoo Shop.
PRENOTAZIONE ED ELENCO PRESENZE
Come abbiamo visto per gli studi di tatuaggio e piercing l'accesso ai clienti è consentito solo tramite prenotazione.
La prenotazione può avvenire sia direttamente per telefono o messaggi che tramite il sito dello studio e devono essere raccolti solo i dati indispensabili alla prenotazione, senza lasciarsi trasportare da eccessi di zelo nel tentativo di raccogliere informazioni ulteriori quali ad esempio dati sulla convivenza o sulla provenienza del cliente.
Vige anche l'obbligo di mantenere l’elenco delle presenze per un periodo di 14 giorni (salvo indicazioni diverse a livello regionale).
In ogni caso, nel raccogliere i dati della prenotazione si dovrà informare il cliente del fatto che l’informativa sul trattamento dei dati personali sia pubblicata sul sito o esposta presso lo studio e ricordargli l’obbligo di conservazione dei dati della prenotazione per il tempo massimo di 14 giorni.
In calce a questo articolo trovi il link per scaricare un modello di informativa sul trattamento dei dati personali che fa capo a questa tipologia di trattamento.
L'elenco delle presenze deve chiaramente essere tenuto al riparo da occhi indiscreti e deve essere accessibile al solo personale autorizzato a compilarlo.
Trascorsi i 14 giorni, i dati devono essere eliminati.
RILEVAZIONE TEMPERATURA CORPOREA
Può inoltre (opzionale) essere rilevata la temperatura corporea dei clienti, impedendo l’accesso in caso di temperatura maggiore ai 37,5 °C.
Il dato numerico riferibile alla temperatura non dovrà comunque essere registrato, fatta salva la registrazione del superamento della soglia di temperatura, unitamente ai dati identificativi esclusivamente qualora sia necessaria a documentare le ragioni che abbiano impedito l’accesso e/o la permanenza nei locali.
DIPENDENTI
I dipendenti (ovviamente vale anche per i titolari) devono essere edotti sui comportamenti da assumere e sulle regole da rispettare ed hanno l’obbligo di rimanere al proprio domicilio in presenza di febbre (oltre 37.5°) o altri sintomi influenzali.
L’ ingresso in studio dei lavoratori già risultati positivi all’infezione da COVID 19 dovrà essere preceduto da una preventiva comunicazione avente ad oggetto la certificazione medica da cui risulti la “avvenuta negativizzazione” del tampone secondo le modalità previste e rilasciata dal dipartimento di prevenzione territoriale di competenza.
In questo caso, lo studio si troverà a trattare dati di natura sensibile con tutto ciò che questo comporta a livello di misure di sicurezza e organizzative atte a proteggere i dati (per approfondimenti facciamo capo al nostro manuale operativo La Privacy per il Tattoo Shop).
IN BREVE
Lo studio deve predisporre una adeguata informazione sulle misure di prevenzione (utilizzo mascherina, distanza di sicurezza, igiene mani etc..), ad esempio con un cartello da affiggere all’ingresso, utilizzando preferibilmente anche una info-grafica che ne renda immediatamente comprensibile il contenuto.
( vedi ad esempio le infografiche del ministero della Salute http://www.salute.gov.it/portale/nuovocoronavirus/archivioOpuscoliNuovoCoronavirus.jsp )
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RELATIVO AL PROTOCOLLO EMERGENZA COVID-19
All'informazione sulle misure di prevenzione si deve accompagnare la specifica “INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI” ex art. 13 GDPR.
Ecco un modello ad hoc da personalizzare che abbiamo preparato per te (puoi adattarlo anche per i dipendenti):
| Scarica INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RELATIVO AL PROTOCOLLO EMERGENZA COVID-19 |
E' chiaro come questa informativa sia specifica per i trattamenti relativi all'emergenza e non si sostituisca a quella di base necessaria per i trattamenti usuali effettuati dallo studio. Si tratta quindi di un'integrazione, resa necessaria dal periodo di emergenza che stiamo attraversando.
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Ulteriori approfondimenti a carattere generale: